Không gian làm việc, trong đó có không gian hội họp đóng vai trò quan trọng trong việc truyền cảm hứng, quên đi cảm giác căng thẳng và thể hiện được đúng chức năng của mình. Vậy làm thế nào để thiết kế được không gian hội họp thoải mái và hiệu quả nhất, bạn nên nắm một số cách bố trí, sắp xếp cho từng không gian dưới đây.

Đặc thù của công việc có thể thay đổi theo thời gian, các công việc thế hệ ngày nay rất khác so với trước đó. Nhiều mô hình công ty mới và từng đặc trưng nghề nghiệp lại quyết định tới không gian làm việc khác nhau. Làm việc theo mô hình từ xa, làm việc tại nhà hay sử dụng không gian làm việc chung đã được áp dụng phổ biến.

Tuy nhiên một số đơn vị không áp dụng hoặc tạo ra những không gian cần thiết để nhân viên trong công ty cùng nhau làm việc, hợp tác trong môi trường chung.

Ngoài mục đích chính dành để chia sẻ, hội họp, điều quan trọng là không gian này cần được thiết kế tính đến nhu cầu và đặc thù cho từng loại công việc, khuyến khích giao tiếp và tương tác nhưng vẫn đảm bảo tính tập trung cao.

Khi các thế hệ và văn hóa doanh nghiệp thay đổi, cách bố trí, thiết kế văn phòng làm việc cũng như phòng họp cũng có sự thay đổi. Một ngày làm việc ở văn phòng không còn phải cố định ở một chỗ ngồi. Bạn có thể thoải mái ngồi ở những nơi khác nhau, cùng tìm kiếm, thảo luận ý tưởng, cùng tập trung, trò chuyện hoặc tham dự các cuộc họp.

Ngoài cấu hình của không gian, sự thoải mái là yếu tố sống còn cho hiệu quả công việc từ những chi tiết nhỏ nhất như ánh sáng, nhiệt độ, tiếng ồn, thậm chí chiều cao của bàn hay sự thoải mái đến từ chiếc ghế.

Vậy làm thế nào để cải thiện không gian hội họp, giúp các thành viên trong công ty cảm thấy thoải mái nhất có thể khi làm việc, bạn nên chú ý tới một số điểm sau:

1. Không gian hội họp

Không gian hội họp là nơi để trao đổi, thảo luận giữa các thành viên trong công ty hay gặp gỡ đối tác, là nơi sẽ có một người hoặc một nhóm người đứng ra phát biểu. Tùy vào mỗi công ty mà có thể tổ chức tự nhiên đơn giản hoặc truyền thống.

Cách để giúp không gian hội họp trở nên thoải mái hơn thông qua những chi tiết đến từ hình dạng của bàn hoặc các loại ghế.

Bạn có thể sử dụng ghế thấp hơn, thoải mái hơn, mang tới sự thoải mái cho cuộc trò chuyện. Hình dạng bàn và cách tổ chức, sắp xếp ghế cũng quyết định nội dung cuộc họp. Nếu mang tính trang trọng, quan trọng trong một số tình huống, bạn nên kê bàn dài chữ nhật với một ghế ở đầu, cho thấy hệ thống phân cấp rõ ràng. Nếu là cuộc thảo luận, một bàn tròn kê ghế xung quanh sẽ giúp bạn bao quát toàn bộ tình hình và lắng nghe quan điểm của mọi người dễ dàng.

Nếu với quy mô công ty lớn, nhiều loại phòng họp sẽ giải quyết được các vấn đề tốt hơn. Phòng nhỏ thích hợp cho những cuộc họp thông thường, không chính thức và nhanh chóng. Các vấn đề riêng tư nên tổ chức tại không gian tách biệt. Tính linh hoạt của không gian và tính khép kín (thông qua cách sắp xếp lại bàn và các loại cửa mở) cũng có thể hoạt động tốt ở các khu vực bị hạn chế hơn.

2. Landing

Một khu vực dành cho trước hoặc sau một sự kiện, cuộc họp và là nơi để bạn có thể kết thúc các cuộc thảo luận, đặt câu hỏi cho người tham gia hay diễn tập trước buổi thuyết trình lớn. Vì đây là không gian chỉ sử dụng ngắn hạn nên bàn cao, dài và ghế đẩu là phương án khả thi nhất. Ghế sofa (loại không bị lín khi ngồi) cũng là một phương án lựa chọn khác.

3. Forum (Diễn đàn)

Diễn đàn được dành riêng trong trường hợp hỗ trợ trình bày và thảo luận vấn đề. Việc tổ chức, sắp xếp bàn ghế có trọng tâm, được xác định rõ ràng về không gian, ưu tiên các thiết bị trình chiếu, loa đài.

Để không gian diễn đàn đạt hiệu quả cao nhất cần chú ý tới các yếu tố quan trọng như tầm nhìn tốt cho khán giả, âm thanh, ánh sáng và thu hút được người tham gia từ xa. Đối với phòng họp, cách sắp xếp bố trí đồ nội thất lại phụ thuộc vào phong cách và đặc thù của công ty nhưng đối với một forum, điều quan trọng giải quyết được vấn đề lại được định vị để phù hợp nhất với từng bài thuyết trình và khán giả.

4. Plaza

Giống như trong thành phố, plaza đóng vai trò là trái tim năng động của cảnh quan – nơi mọi người đi lại và tập trung sự chú ý nhất. Đây là không gian mở và là không gian mang tính công cộng, thoải mái chào đón mọi người, ngay cả ở những nút thắt, điểm giao cắt chính, mật độ người đi lại cao.

Plaza nên là cầu nối hỗ trợ trải nghiệm giữa các thành viên trong công ty. Cách tổ chức, bố trí này khuyến khích sự tương tác, giao tiếp giữa nhân viên của các phòng ban khác nhau, cho phép các hoạt động xảy ra đồng thời và hoạt động như một một thanh nam châm để thu hút mọi người với các tiện nghi.

Bạn có thể đặt một số bàn nhỏ, những chiếc ghế thoải mái hay những khu vực chỗ ngồi nhỏ để thúc đẩy việc trao đổi ý tưởng.

Chìa khóa quan trọng nhất để thiết kế nên không gian hội họp thoải mái và hiệu quả nhất chính là nắm được DNA của mỗi công ty, doanh nghiệp. Để làm được điều này, cách tốt nhất là khảo sát trực tiếp nhu cầu của các nhân viên và chú ý tới những hoạt động thường ngày của họ tới không gian hội họp.

Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn tạo nên không gian làm việc hiệu quả, tập trung và không còn sự nhàm chán khi phải nghe thông báo cuộc họp.